Günümüzde en çok zaman bulamamaktan şikâyet ediyoruz: “Bunun için zamanım yok”, “Deadline yaklaşıyor, zamanımı nasıl kullanacağımı bilmiyorum” ya da “Bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım?”… Zamanı daha etkin ve verimli kullanmak, işleri yoluna koyabilmek ve daha az stres yaşayabilmek için oldukça önemlidir. Peki hepimizin 24 saati olduğuna göre neden bazılarımız aynı zaman diliminde daha fazla şey başarabiliyor? Cevap, zamanınızı iyi planlamakta ve organize edebilmekte yatıyor.

İyi zaman yönetimi için bilmemiz gereken en önemli şey meşgul olmanın etkin olmakla aynı şey olmadığıdır. Yani meşgul olmanız tek başına, zamanınızı verimli kullandığınız anlamına gelmez. Zamanınızın verimli geçmesi zaman yönetimi, planlama yapma ve organize olma şeklinizle ilgilidir.

Size sonuçları garanti edecek basit, kanıtlanmış teknikleri öğreteceğiz.  Tek yapmanız gereken bunları uygulamak. Haydi başlayalım..

• Zaman tanımlaması yapabilirsiniz. Mesela günleri; toplantı günü, çalışma günü, esnek gün, tatil günü, olarak tanımlayabilirsiniz. Eğer çok yoğun ve değişkenli bir çalışma hayatına sahipseniz bunu iki saatlik periyotlar halinde de planlayabilirsiniz. Bu sayede spesifik olarak hangi zaman diliminde, neye odaklanmanız gerektiğini bilmek sizi daha rahat hissettirecektir.
• Tıpkı toplantı ayarlar gibi, kendinize belirli zamanlar için görevler belirleyin ve zamanı geldiğinde o işi yapmak için hazır olun. “Mesela her sabah bilgisayarımı açtığım gibi 15 dakika maillerimi kontrol edeceğim.” , “Her öğlen molasından sonra piyasa haberlerini inceleyeceğim.” , “Her pazar kendimi iyi hissedeceğim bir plan yapacağım.” gibi hem iş hem özel hayatınız için görevler belirleyebilirsiniz. Bunları takvime eklemeniz zamanı kullanmanıza etki edecektir.
• Daha etkin ve kaliteli bir çalışma hayatı için kendinize mutlaka bazı kurallar belirleyin.Mesela bazı liderlerin kendine uyguladıkları  kuralları örnek olarak gösterebiliriz. “Sabah 10’dan önce ve öğlen 4’ten sonraya toplantı koymayacağım.” , “Saat 7’den sonra bilgisayarımı kapatacağım.” , “Haftasonları önemli bir durum olmadıkça işler ile ilgilenmeyeceğim.” gibi kurallar koyarak zamanınızı daha etkin kullanabilirsiniz.
• Bir başka konu ise aynı anda birden fazla iş yapmaya çalışmamız gerçeği arkadaşlar. Bu çoğumuzun yaptığı fakat kesinlikle verimliliğimizi çok düşüren yanlış bir çalışma yöntemi. Bunun yerine belli zaman aralıklarında sadece bir iş ile ilgilenmek ya da işlerimizi ayrı ayrı parçalara bölerek farklı zamanlarda o işlere odaklanmak tercih edilebilir.
• Ve son zamanlarda en çok karşılaştığımız, teknoloji bağımlısı insanlar olduğumuz gerçeği. Bilgisayarımızı her zaman yanımızda taşımamız gerektiğini düşünmemiz, telefonumuzu asla elimizden ayırmamamız bizler için büyük bir odaklanma tehlikesi. Bu yüzden teknolojiye gerektiği zamanlarda ara vermek çok önemli.

Aslında bahsettiğim şeylerin hepsi sizi zaman çalıcılardan kurtaracak ve zamanınızı yönetmenize yardımcı olacak maddeler. Ne yazik ki sadece bunları yaparak mükemmel bir zaman planlamasına sahip olamazsınız. Fakat zaman planlamanızın temelini oluşturmak için bunları düzenli olarak uygulamaya ihtiyacınız var. Peki zamanımızı yönetebileceğimiz altın teknikler nelerdir haydi bir göz atalım.

EISENHOWER MATRISI 

Dwight David Eisenhower “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” sözü ile bu matrisi üretmiştir. Peki bu matris nasıl uygulanır?

Zaman yönetimi konusunda yapılacaklar işler sırası en önemli konulardan birisidir. Eğer bir öncelik sıramız yoksa, işi yaparken dağılmamız, birçok işle aynı anda uğraşmak gibi verimsiz yöntemler kullanmamız ve gereksiz işlerle çok fazla vakit kaybetmemiz gibi sorunlar çıkabilir ortaya. Eisenhower Matrisi ile yapmayı düşündüğümüz işleri 4 kategoriye ayırıyoruz:

1. Acil – Önemli: Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu işleri hemen yapmalıyız. Mesela; krizler, deadline’lar, patronun bazı istekleri, son dakika hazırlıkları ya da acil ve öngörülmemiş problemler.. Bunları hemen yapın.
2. Acil Değil – Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge.Mesela; planlama ve hazırlık süreçleri, strateji ve hedeflerin netleştirilmesi, kişisel gelişim, dinlenme.. Bunları yapacağınız zamanı planlayın.
3. Önemli Değil -Acil: Genelde gelen e-mailler, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri vs buna girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin. Mesela; bazı telefon görüşmeleri, mailler, bazı toplantılar, önemsiz talepler, diğerlerinin öncelikleri ve beklentileri, iş arkadaşlarınız tarafından bölünme.. Bunları mümkünse farklı kişilere aktarın ve delege edin. 
4. Önemli Değil-Acil Değil: Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey farkettirmeyecek işler. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz.Mesela; zaman çalıcılar, sosyal medya, televizyon ve oyunlar, bazı kahve araları.. Bunları yapmayın ya da daha sonra boş vakitlerinizde yapın.

Bu matrisi aylık ya da haftalık olarak düzenleyebilir ve iş/yaşam planlarınızda önemsiz işlerinizi çıkararak ya da başkalarına aktararak daha verimli hale gelebilirsiniz.

POMODORO TEKNİĞİ

Pomodoro tekniği; Pomodora İtalyanca’da domates anlamına geliyor. İtalyan Francesco Cirillo, mutfaklarda kullanılan domates şeklindeki zamanlayıcılardan esinlenerek bu tekniği Pomodoro olarak adlandırıyor.  Pomodoro tekniği, zaman yönetiminde ve verimli çalışmakta zorlananların kullandığı basit ama etkili bir teknik.

Pomodoro tekniğinin çok basit bir işleyişi var: Kısa süren çalışma seansları ve arkasından gelen minik bir mola.  Kısa süreli çalışma seansları 25 dk, minik molalar ise 5 dk sürüyor.  Çalışma ve moladan oluşan 30 dk’lık süreç 1 Pomodoro’ya denk geliyor.  Toplamda 4 Pomodoroyu tamamladığınızda 20-30 dakikalık daha uzun bir mola yapıyorsunuz. Genelde bir günde 8-16 pomodoro uygulamak ideal sayılıyor. Bu da günlük 4-8 saat arası çalışmaya denk geliyor. İhtiyacınız olan çalışmaya göre, kendiniz pomodoro sayısını belirleyebilirsiniz.

Bu yöntemi 1 gün denemenizi istiyorum. O günün sonunda enerjinizi ve gerçekleştirdğiniz işlere bir bakın. Emin olun her günden daha fazla enerjiye ve bitirilmiş işe sahip olacaksınız. 

Günlük Pomodoro’ya başlamadan önce sizlere en büyük tavsiyem günlük yapılacaklar listenizi oluşturmanız ve ve yapılacak işleri öncelik sırasına göre zaman dilimlerine bölmeniz. Bunun için Trello,Todoist,Asana gibi yapılacaklar listesi oluşturabileceğiniz programlar kullanabilirsiniz. Yapılacaklar listesi oluşturmak aslında bir kanban metodudur. Kanban Metodu aslında çoğumuzun bazı zamanlarda uyguladığı bir metoddur. Fakat önemli olan bu metodu günlük,haftalık ve aylık olarak düzenli bir şekilde uygulamaktır. Bu metod, yapılacaklar, şu anda yapılanlar ve tamamlananlar olmak üzere 3 bölümden oluşan bir tabloyu içerir. Bu metodu uygulamak işlerinizin bütününü görmeniz ve zamanınızı daha iyi planlamanızı sağlayacaktır. Bu sayede yapacağınız ya da işleyişte olan işlerinizi tek bir tabloda görecek ve zamanınızı daha iyi kullanmaya başlayacaksınız. 

EAT THAT FROG 

Sizlere Eisenhower matrisinden bahsetmiştim. Ne diyordu Eisenhower’da? “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” yani acil ve önemli işlerinizi önceliklendirin. Peki neden? Bunun cevabını da Pareto ile vermiştik. Ne demiştik? Gününüzün % 20’sini verimli bir çalışmaya harcayarak % 80’lik bir verim elde etme imkanı bulabilirsiniz. Ve yine önceliklendirme ile karşı karşıyayız. Anlatmaktan çok keyif aldığım bir önceliklendirme metodunu sizlere anlatacağım. Eat That Frog; bu bir ertelemeye son veren zaman yönetimi metodudur.  Ünlü yazar Mark Twain’in “Eğer kurbağa yemeniz gerekiyorsa bunu sabah ilk iş olarak yapmanız en iyisidir. Ama işiniz iki kurbağa yemekse ilk önce büyük olanı yemek en iyisidir.” sözü ile bu metod ortaya çıkmıştır. Tabiki buradaki kurbağa sadece bir ironi. Haydi gelin burada bize ne anlatılmak istenmiş bir bakalım;    

Bu metod ile öncelikle yapmanız gereken işleri belirli sınıflara ayırmalıyız;

1. Yapmak istemediğiniz ama yapmanız gereken şeyler.
2. Yapmak istediğiniz ve gerçekten de yapmanız gereken şeyler.
3. Yapmak istediğiniz ama yapmanız çok da gerekmeyen şeyler.
4. Yapmak istemediğiniz ve yapmanız da gerekmeyen şeyler.

Bu dört grupta bulunan görevler için önceliğimiz, Mark Twain’den de aldığımız öğüdü göz önünde bulundurursak birinci grup oluyor. Nedeni ise çok açık; yapmak istemediğimiz ama gerçekten yapmamız gereken şeyler her zaman ertelemesi en tatlı şeylerdir.

Şimdi önceliklerimizi belirledik peki sırada ne var? İlk grupta yer alan görevlerimizi ve işlerimizi belirledikten sonra sıra geliyor işe koyulmaya. Bu noktada metodun tavsiyesi, kurbağa olarak nitelendirdiğimiz ve yapmayı istemediğimiz işleri yarım gün içerisinde bitirebilecek şekilde düzenlemek.

1 ila 4 saat arasında bitirmeyi hedefleyeceğimiz bu görev için en uygun vakit, sabah saatleri olarak belirlenmiş. Yaptığınız günlük planlama ile planladığınız kurbağayı günün ilk saatlerinde hayatımızdan çıkararak ilerlemek en iyisi. Tabi bu konuda “ ben sabah insanı değilim” diyebilirsiniz. O zaman kurbağa için ayıracağınız vakit mutlaka en verimli çalışabildiğiniz vakit olmalıdır.

Ve geldik işin en kolay kısmına; öğle yemeğinden önce kurbağayı halledebilirsek, öğleden sonra yapmayı istediğiniz işlere daha büyük bir hevesle odaklanacaksınız. Bu da günün geri kalanındaki veriminizi ve enerjinizi yükseltecektir. Çünkü artık gün boyu nasıl yapacağınızı düşündüğünüz o büyük kurbağadan kurtuldunuz. Eminim şimdi düşününce size de eat that frog tekniği çok daha mantıklı ve pozitif geldi. O halde sevgili dostlar alışkanlıklarınıza bir yenisini ekledik diyebiliriz. 

 ETKİN TAKVİM KULLANIMI

Eğer bir iş takviminizde yoksa gündeminizde de yoktur. Günlük hayatta genellikle takvimimizde sadece toplantılarımız yer alır. Bu ise önemli olduğunu bildiğiniz ve onları unutmamak içindir. Peki sizce sadece tek önemli işiniz toplantılar mı? Tabii ki hayır. 

Zamanınızı planlamak ve yönetmek için etkin bir şekilde takvim kullanmanız şarttır. Bu işlerinizin tümünü tek pencere de görmenizi ve onları parçalara bölüp daha iyi planlamanızı sağlar. 

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte günümüzde birçok zamanınızı planlayabileceğiniz takvimler ve uygulamalar vardır. Bunları düzenli bir şekilde kullanmak zaman yönetiminiz için en büyük destekçiniz olacaktır. Haydi gelin sizlere biraz zaman yönetimi uygulamalarından bahsedeyim. 

• TODOIST, görevler ekleyerek, yapılacaklar listesi oluşturarak kendinize bir çalışma ortamı oluşturabildiğiniz uygulamadır. Diğer adıyla yapılacaklar listesi ve hatırlatıcı olarak bilinen Todoist, iş ve kişisel hayatınızı düzenlemede destek olabilecek uygulamalar arasında yer alıyor. Ayrıca listenize eklediğiniz işlerinizi Google Calendar’ a da eklemeniz mümkün.
• TRELLO; görevlerinizi kolayca sıralamanıza, ve takım arkadaşlarınızla iş birliği yapmanıza olanak veren esnek bir proje yönetim uygulamasıdır. e postalar ve mesajlar içinde kaybolmak yerine trello, projelerinizi dijital bülten panolarına sabitlenmiş listeler halinde gözükür, yapılacaklar, yapılanlar ve tamamlanmışlar olarak 3 çeşit pano bulunur ve bu panolara yorumlar ekleyebilir, ya ada ekip arkadaşlarınız ile paylaşabilirsiniz.
• TIME DOCTOR; zamanınızı etkili kullanabilmek için etkili bir uygulamadır. bu uygulamayı birçok farklı uygulama ile entegre ederek zamanınızı planlayabilir ve iş takibinizi çok daha kolay yapabilirsiniz.
• CALENDLY; Etkinlikler oluşturabilir ve sizinle tanışmak isteyenlerin sadece birkaç tıklamayla randevu almalarını sağlayabilirsiniz. Çalışma saatlerinizi tanımlayarak ve takvim uygulamanızı bağlayarak, çakışan randevular konusunda asla endişelenmenize gerek kalmayacak. Akıllı takvim entegrasyonu, programınızı her zaman güncel ve uygulamalar arasında tutarlı tutar. Yani sizin için zaman planlamanıza destek olan robotik bir programdır.
• FOCUS TO DO; günlük işlerinizi Pomodoro tekniğiyle birleştirerek oldukça etkili bir verimlilik aracı haline geliyor. Pomodoro zamanlayıcı ve hedeflere ulaşmanıza yardımcı olan diğer üretkenlik araçları sayesinde yapılacaklar listesi oluşturabilir, harcanan zamanı takip edebilir ve daha verimli çalışabilirsiniz.
• FOREST; sanal ağaç yetiştirmeye dayalı bir odaklanma uygulamasıdır. Odaklanmak istediğiniz süreyi ayarladıktan sonra ağacınız büyümeye başlıyor. Eğer uygulamadan çıkarsanız ağacınız büyümesini durduruyor ve onu öldürmüş oluyorsunuz. Amacınız belirlediğiniz sürede telefondan uzak kalıp ağacı başarıyla büyütmek. Bir gün içerisinde büyüttüğünüz ağaçlar bir alanda toplanıyor ve ağaç sayısı çoğaldıkça ormana dönüşüyor. 

Zaman her insan için çok kıymetli. Bu kadar değerliyken zamanımızı boşa harcamak, zamanımızı planlamamak kendimize yaptığımız büyük bir eziyet olur. Bu blogda sizlere birçok teknik, metod ve yöntemler verdim. Hayatınızı önceliklendirmeniz ve gerçekten önemsiz işler için zamanınızı harcamamanız gerektiğini unutmayın. Zaman yönetimi ve Verimlilik ile ilgili farklı bloglarımızı incelemeyi unutmayın. Zamanın tadını çıkardığınız keyifli bir yaşam dileriz.