Müzakere hazırlığı, bir görüşmeye girmeden önce hedefinizi, kabul edebileceğiniz koşulları, anlaşma olmazsa kullanabileceğiniz alternatifleri ve karşı tarafın olası ihtiyaçlarını netleştirmektir. Yazılı bir hazırlık notu, görüşme sırasında karar ölçütlerinizi hatırlamanıza yardımcı olur.
Bu kontrol listesi satış, satın alma ve paydaş görüşmelerine hazırlanmak isteyen profesyoneller için hazırlanmıştır. Örnekler temsili çalışma önerileridir; HNA müşterilerinin sonuçlarını veya belirli bir anlaşma başarısını ifade etmez.
1. Görüşmeden beklediğiniz sonucu yazın
“İyi bir anlaşma yapmak” karar vermek için yeterince açık değildir. Hangi konuda anlaşmak istediğinizi ve hangi koşulların önemli olduğunu yazın. Fiyatın yanında kapsam, teslim takvimi, ödeme planı, sorumluluklar ve sonraki değerlendirme tarihi gibi başlıkları ayrı ayrı ele alın.
Her başlık için ideal sonucu ve esneklik alanını değerlendirin. Kurum adına görüşüyorsanız hangi kararı kendiniz verebildiğinizi, hangi durumda onay almanız gerektiğini netleştirin. Hazırlık sırasında bu ayrımı yapmak, görüşmede karşılanamayacak sözler verme riskini azaltır.
2. Anlaşma olmazsa ne yapacağınızı değerlendirin
Bir teklifi yalnızca ilk talebinizle karşılaştırmak eksik kalabilir. Görüşmeden anlaşma çıkmazsa uygulanabilir başka hangi yolunuz olduğunu da değerlendirin. Müzakere literatüründe BATNA olarak adlandırılan bu kavram, müzakere edilmiş anlaşmaya en iyi alternatifi ifade eder.
Alternatifin gerçekçi olması gerekir. Henüz görüşülmemiş bir tedarikçinin kesin çözüm sağlayacağını varsaymak yerine maliyetini, uygunluğunu ve süresini araştırın. Alternatifinizi bir tehdit cümlesi gibi kullanmak zorunda değilsiniz; öncelikle kendi kararınızı değerlendireceğiniz bir dayanak olarak düşünün.
BATNA kavramı için: Harvard Law School Program on Negotiation.
3. Taleplerin arkasındaki ihtiyacı araştırın
Karşı tarafın söylediği ilk talep, ihtiyacının tamamını göstermeyebilir. Daha erken teslim isteyen bir ekip, yaklaşan bir yönetim sunumuna hazırlanıyor olabilir. Toplam teslim tarihini değiştirmek yerine sunum için gerekli bölümü önce paylaşmak bir seçenek olabilir. Bu, varsayımla karar vermek yerine soru sorarak araştırılmalıdır.
- Bu koşul sizin için neden önemli?
- Hangi teslim veya karar tarihi işinizi doğrudan etkiliyor?
- Kapsamın hangi bölümü önce tamamlanmalı?
- Kararı başka kimlerle değerlendireceksiniz?
- Bir seçeneği uygun bulmanız için hangi ölçütleri karşılaması gerekiyor?
Yanıtı aldıktan sonra kendi anladığınızı kısa biçimde özetleyin. “Önceliğiniz tüm teslimin erken bitmesi mi, ilk bölümün sunuma yetişmesi mi?” gibi bir kontrol sorusu, farklı yorumları ortaya çıkarabilir.
4. Tek bir teklif yerine seçenekler hazırlayın
Esneklik yalnızca indirim anlamına gelmez. Kapsam, takvim veya iş paylaşımı farklılaştırılarak seçenekler oluşturulabilir. Her seçeneğin kurumunuz için uygulanabilirliğini önceden kontrol edin. Verdiğiniz bir tavizin karşılığında neyin netleşmesini beklediğinizi açıkça ifade edin.
| Başlık | Hazırlık sorusu | Yazılacak bilgi |
|---|---|---|
| Hedef | Hangi konuda karar istiyoruz? | Görüşmenin beklenen somut sonucu |
| Sınırlar | Hangi koşulu kabul edemeyiz? | Kapsam, kaynak ve yetki sınırları |
| Alternatif | Anlaşma çıkmazsa ne yaparız? | Doğrulanmış uygulanabilir seçenek |
| Esneklik | Hangi başlıklarda değişiklik yapabiliriz? | Onaylanmış takvim veya kapsam seçenekleri |
| Takip | Kararı nasıl kayda geçireceğiz? | Sorumlu kişi ve sonraki adım tarihi |
5. Görüşmeyi ortak bir özetle kapatın
Üzerinde anlaşılan maddeleri, açık kalan konuları ve kimin hangi tarihe kadar ne yapacağını özetleyin. Sözlü olarak aynı şeyi duyduğunuzu düşünmek yeterli olmayabilir. Kurumunuzun süreçlerine uygun yazılı bir takip notuyla yanlış anlaşılmaları azaltın.
Ekip içinde gelişim çalışması yapmak için bir kişi görüşmeyi yürütebilir, bir kişi karşı tarafı canlandırabilir, bir kişi de gözlem yapabilir. Gözlemci “başarılıydı” demek yerine sorulan açıklayıcı soruları, varsayımları ve netleştirilen koşulları not edebilir. Böyle bir uygulama, ihtiyaç görüşmesinde paylaşılabilecek somut örnekler de üretir.
Sık sorulan sorular
İkna ile müzakere aynı şey mi?
İkna, bir yaklaşımın değerini anlatıp karşı tarafın değerlendirmesini etkilemeye odaklanır. Müzakere, tarafların koşulları birlikte değerlendirdiği ve anlaşma aradığı süreçtir. Aynı görüşmede ikisi de yer alabilir.
Müzakere yalnızca satış ekipleri için mi?
Satın alma, proje yönetimi ve kurum içi kaynak paylaşımı görüşmelerinde de müzakere becerileri kullanılır. Çalışılacak senaryolar katılımcıların görevlerine göre seçilmelidir.
Ekip için hangi eğitim incelenebilir?
İkna ve Müzakere Eğitimi programını inceleyebilirsiniz. Müşteri ihtiyacını keşfetme ve satış görüşmeleri için Kurumsal Satış Eğitimi de ilgili bir başlangıçtır. Görüşmede ekibinizin gerçek ihtiyaçlarını paylaşarak kapsamı netleştirin.